Fixando os Formatos em Tabelas Dinâmicas

O uso de tabelas dinâmicas é muito comum em relatórios de entrega periódica. Por isso, costuma-se atualizar a fonte dos dados e, para refletir tais alterações nas dinâmicas, seleciona-se a opção de Atualizar (na aba Dados ou clicando com o botão direito na tabela). Vejamos um exemplo, em que temos uma base de registro de volumes de vendas e reclamações recebidas por mês e por loja:

Podemos criar uma tabela dinâmica fazendo uso do atalho [Alt + T + B], confirmando com o OK. Em seguida, arrastamos o campo "Mês" para a área Colunas e o campo "Loja" para a área Linhas. Fazendo isso, obtemos a seguinte estrutura da tabela:

Agora vamos criar um campo calculado para o índice de reclamações, que seria a quantidade de reclamações dividida pela quantidade de ordens de venda em um determinado período. Para isso, seleciona-se a tabela dinâmica e, na barra superior de ferramentas, escolhemos a opção:

Neste caso, o novo campo, que podemos chamar de "ÍndiceReclamações", é uma conta de divisão entre "Qtd Reclamações" e "Qtd Ordens de Venda":

Arrastando os campos "ÍndiceReclamações" e "Qtd Reclamações" para a área Valores (e passando as informações para as linhas), removendo a coluna de total geral, ajustando a largura das colunas e formatando as células com valores, podemos obter o seguinte resultado:

Ok, tudo estaria pronto para reportarmos este mês. Mas vamos supor que no mês que vem sejam adicionadas duas linhas na nossa base inicial:

Primeiramente, é preciso garantir que a tabela dinâmica incluirá as novas linhas, selecionando a opção de alterar fonte de dados:

Nota-se que o intervalo de dados termina na linha 11 (range $A$1:$D$11):

Após alterar para a linha 13 (range $A$1:$D$13), incluindo os novos dados, e confirmar, a tabela dinâmica será atualizada automaticamente:

E note que houve duas mudanças na formatação:

1. A largura das colunas foi auto-ajustada pelo conteúdo;
2. Os formatos dos valores foram perdidos (o índice de reclamação não consta mais como porcentagem).

Para evitar que o primeiro problema volte a ocorrer, é necessário clicar com o botão direito na tabela dinâmica e selecionar Opções da Tabela Dinâmica.... Na tela recém aberta, vamos à aba Layout e Formato, onde precisamos desmarcar a opção Ajustar automaticamente a largura das colunas ao atualizar:

Feito isso, vamos garantir que a formatação dos valores não seja alterada:

Selecionando Formato do Número:

Aqui, o campo "ÍndiceReclamações" será configurado como porcentagem com um algarismo depois da vírgula:

Pronto! Agora basta formatar a tabela uma última vez e sempre que a base ou a TD for atualizada no futuro, todos os formatos serão mantidos:

Para acessar a planilha deste exemplo, clique aqui.

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Contagem Distinta em Tabelas Dinâmicas

Uma ferramenta muito útil no Excel é a tabela dinâmica (Pivot Table), que permite criar e alterar resumos dos dados de forma rápida e prática. O objetivo deste post é mostrar uma possibilidade não muito conhecida de exibir a contagem distinta de itens em uma base.

Vejamos um exemplo em que temos uma loja de médio porte de melhoramentos domiciliares (construção, acabamento, decoração etc) e queremos incentivar os vendedores a concluírem vendas em departamentos diferentes para promover um maior entendimento sobre estoque e posicionamento dos itens. Para avaliação dos resultados do primeiro dia da campanha interna, recebemos uma base de dados com as vendas concluídas em 01/05/2020:

Selecionando uma célula da tabela, é possível criar uma tabela dinâmica com o atalho [Alt + T + B], sendo necessário apenas confirmar o intervalo de dados e onde a tabela dinâmica deverá ficar. Aqui, precisamos selecionar a opção Adicionar estes dados ao Modelo de Dados para habilitar a contagem distinta (versão 2013 ou mais recente):

Prosseguindo com a criação, uma nova aba será adicionada ao arquivo e, após arrastarmos o campo "UserVendedor" para a área Linhas e o campo "Setor" para a área Valores, devemos configurar a exibição do campo "Setor":

Na nova tela que deve aparecer, deverá ser selecionada a opção de Contagem Distinta, de forma a exibir o número de setores distintos em que cada vendedor concluiu pedidos:

Como resultado, obtemos a tabela dinâmica abaixo, a partir da qual podemos constatar que o vendedor que concluiu vendas em mais departamentos neste dia foi o de usuário "yfernandes".

Note que se, na criação da tabela dinâmica, não tivéssemos selecionado a opção de Adicionar estes dados ao Modelo de Dados, a opção de contagem distinta não seria exibida:

Para acessar os dados deste exemplo, clique aqui.

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